W myśl przepisu art. 22 kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, numer PESEL oraz innych danych osobowych, których podanie jest niezbędne dla ustalenia szczególnych uprawnień przysługujących pracownikowi na podstawie norm prawa pracy. Chodzi tu m.in. o uprawnienia związane z macierzyństwem, stąd ujawniane informacje niekiedy odnoszą się także do dzieci pracownika (imiona i nazwiska oraz daty urodzenia).

Pracodawcy przysługuje także prawo zasięgnięcia informacji na temat pracownika lub kandydata do pracy zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym. Takie uprawnienie przysługuje pracodawcy względem pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także jeśli jest to niezbędne dla ustalenia uprawnienia pracownika do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Pracownik może jednak dobrowolnie przedstawić pracodawcy każdy dotyczący go dokument czy informację. Taka sytuacja występuje zresztą stosunkowo często w praktyce, gdy pracownicy składają do swych akt osobowych kopie dokumentów potwierdzających ich szczególne osiągnięcia zawodowe czy umiejętności, np. językowe. Możliwość taka dotyczy również informacji pochodzących Krajowego Rejestru Karnego, jeśli prawo nie przewiduje wprost obowiązku ich ujawnienia. Pracodawca powinien jednakże dodatkowo uzyskać pisemną zgodę pracownika na przetwarzanie danych osobowych w tym zakresie.